A Atuação da Controladoria como “Única Versão da Verdade”

A Atuação da Controladoria como “Única Versão da Verdade”

Um dos atributos da controladoria é garantir a veracidade das informações. Por isso, mostra-se importante a centralização de todas as informações nessa área para que sua veracidade seja aferida e assim chegarem confirmadas aos players do negócio.

É comum as diversas áreas da empresa copilarem informações por meio de: pedidos de compras, notas fiscais, requisições, fluxo de caixa entre outros. Entretanto, no dia a dia muitas informações são geradas ou classificadas erroneamente. Esse processo, acontecendo, sem uma auditoria final acaba por distorcer os números dos negócios, afetando com isso a tomada de decisão.

Ao setor de controladoria cabe estabelecer rotinas de conferências diárias, semanal, mensal ou cíclicas para apoiar o processo de classificação de dados. O processo de conferência pode ser automatizado através de workflow e robôs de análises, que apoiam a auditoria dinamicamente informando o usuário dos erros encontrados. Hoje em dia fala-se até em Inteligência Artificial, onde passam a aprender com padrões de cada área e retorna às inconsistências para os usuários em tempo real.

Um indicador que recomendo para esse processo de auditoria é o custo unitário de cada área, processo, atividade ou objeto. Essa variável consiste na divisão dos gastos por uma unidade de produção do centro de custos de referência. Ou seja, está tudo consolidado em um único indicador. É possível ainda por meio de fórmulas estatísticas, avaliar o desvio de inconsistências comparando com bases históricas. Esse processo é um pouco mais complexo, porém garante a aferição da informação.

Antigamente os departamentos e processos eram chamados de centro de custos, porém ao longo do tempo o termo evoluiu e agora chama-se centro de responsabilidade, e esse ponto nos leva a entender que cada centro deve ter responsáveis atribuídos. Esses responsáveis tem a tarefa de garantir que nenhum gasto seja alocado indevidamente em seus departamentos.

Muitas empresas atribuem as áreas operacionais a responsabilidade de enviar relatórios de produção, gastos e indicadores, porém é importante ter certeza da informação através de um departamento imparcial e de “staff”, ou seja, não ligado diretamente a operação. E levando em consideração que para as áreas é complicado se falar em imparcialidade de seu trabalho e informação. Essa tarefa de imparcialidade acaba ficando com a controladoria, afinal seu objetivo é dar veracidade e consistências as informações geradas.

Os sistemas de informações têm papel chave nesse processo de tabulação, tratamento e exibição das informações, então é importante o apoio do setor de tecnologia de informação que irá garantir segurança e agilizada das informações. A controladoria ao tentar fazer tudo sozinha pode gerar problemas de performance e atrasos nas entregas dos relatórios.

Sendo assim, através desses pontos abordados devemos obter então uma única versão da verdade das informações, ou seja, um dado embasado e consistente. Evitando assim, divergências de informações entre setores e que prejudiquem a avaliação para possíveis melhoria operacionais.

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Fundador e COO

Sócio fundador da VACP com mais de 10 anos de experiência em Implantação de Controladorias, Administrador de Empresas e Professor Acadêmico há 7 anos.

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