Veja dicas de como otimizar a apresentação de informações!

Muitas pessoas têm dificuldades na criação de relatórios e não sabem por onde começar. Realmente, para isso não existe um padrão e muitos fatores podem influenciar na criação. Porém, é algo que, quando compreendido, se torna um aliado importante.

Nesse artigo, veremos como algumas aplicações podem ajudar a melhorar o entendimento da leitura de dados. Acompanhe a leitura!

 

StoryTelling com Dados

A palavra “StoryTelling” é um termo da língua inglesa que significa contar uma história. Ela é muito utilizada por roteiristas e escritores para transmitir uma mensagem que seja de fácil memorização.

O conceito de StoryTelling, que está sendo bastante difundido, no sentido de facilitar a visualização e fixação de informações para tomada de decisão, portanto aplique esse conceito em suas apresentações.

Assim, podemos pensar na apresentação como se fosse uma história contada com começo, meio e fim. Afinal, na apresentação, todos os pontos devem ser explicados no sentido de facilitar o entendimento do ouvinte, procure apoiar a apresentação destacando as informações em (O que? Como? Por quê?).

 

Tipos de Gráficos e Tabelas que você pode usar

Quanto usar tabelas e gráficos? Essa é uma dúvida bastante pertinente. Gráficos são as formas mais fáceis de analisar uma informação. Então, quando quiser apresentar uma evolução, uma participação de algo, um desvio, uma produção, valores por grupo, por exemplo, utilize gráficos.

Já quando quiser apresentar um detalhamento ou um relatório completo, utilize uma tabela. Claro que cada caso pode ser diferente. No entanto, o ideal é investir em apresentações claras, concisas e inteligentes. Veja mais algumas dicas.

 

  1. Você deve utilizar gráficos de fácil visualização e entendimento de valores, mantendo-os autoexplicativos e com informações diretas. O ideal é fazê-los sem muitos elementos, para evitar que o usuário se perca entre tanta informação. Entretanto, lembre-se de não omitir partes importantes!

 

  1. Outra dica é não usar gráficos em 3D. Apesar de visualmente “moderno”, esse tipo de gráfico distorce a realidade da informação, prejudicando a análise de grandeza de um comparativo de informações.

 

 

  1. As tabelas devem ter cabeçalhos bem definidos e as informações devem estar organizadas para análise sequencial. O usuário vai analisar os dados da esquerda para direta, então coloque a empresa, o período, o comparativo, o grupo, o indicador e o valor (por exemplo).

Vejamos mais algumas dicas que podem te ajudar a criar a apresentação perfeita!

 

Criação de estrutura em Tópicos

Outra dica que merece atenção especial, é sobre a estruturação de sua apresentação. Estruture suas informações em tópicos semelhantes, de preferência com um sumário inicial. Não misture os assuntos na mesma tela. Afinal, isso fará o usuário tentar comparar informações na tela que não tem correlação.

Sendo assim, procure informar o máximo possível de dados de mesmo tópico na tela unificada e dê maior destaque à mudança de assunto em um título ou uma separação de tela.

Além disso, lembre-se de apresentar os dados de forma macro, sem muita granularidade. É difícil para o usuário identificar alguma informação importante, quando se tem um demasiado detalhamento. Por isso, só faça se for necessário. Informações devem ser levantadas com maior detalhe, após a apresentação.

 

Priorize Informações relevantes em suas apresentações.

Ao informar muitos indicadores em relatórios, os usuários acabam não entendendo a relevância de uma determinada informação. Além disso, ele pode fixar atenção em desvios em um item que não tem tanta importância. Portanto, deixe na tela, somente informações que queria que o usuário análise e justifique, ou que são importantes para a sua tomada de decisão.

Crie “Hierarquia de Informações”. Esse ponto é muito importante para demonstrar ao usuário como os itens se relacionam, gerando uma facilidade na busca e identificação de dados que são primários e secundários.

 

Palheta de cores usadas nos relatórios

As cores devem ser padronizadas e bem definidas, seguindo a composição de cores da empresa, sendo utilizadas em seus elementos cores variantes. Além disso, é importante o usuário se sentir confortável com o padrão utilizado.

Portanto, evite cores fortes e degradê, pois podem chamar muito atenção e influenciar negativamente a apresentação, por não representar a informação que deveria ser destacada.

 

Revisão e Ajustes nos Gráficos e Relatórios

Peça para alguém criticar seus relatórios e sugerir algumas mudanças. Além disso, avalie se será necessário ajustar alguma coisa, revendo posteriormente seus relatórios. Uma consideração interessante, aqui, é sobre a visão feminina. Normalmente, as mulheres são mais atentas aos pontos da apresentação e têm mais facilidade em encontrar algum problema que pode ter passado despercebido.

Seja consciente que o primeiro modelo nunca será perfeito e que a experiência das críticas e sugestões de correções ao longo do tempo, vão aumentar seu conhecimento e levá-lo a evoluir em seus conceitos. Logo, você se tornará mestre na criação de relatório e Dashboards.

 

Se gostou das dicas, curta e compartilhe para apoiar nosso trabalho. Um forte abraço e até a Próxima.

 

Peres Jean Coturi

Sócio fundador da VA Control & Performance e Custec – Tecnologia de Custos e Resultados, Professor Acadêmico, com mais de 10 anos de experiência em Implantação de Controladorias. Graduado em Administração de Empresa e MBA em Gestão Empresarial com Ênfase em Finanças pelo Instituto de Ensino Superior de Nova Andradina (IESNA) e MBA em Agroenergia pela Esalq-USP.

Fundador e COO

Sócio fundador da VACP com mais de 10 anos de experiência em Implantação de Controladorias, Administrador de Empresas e Professor Acadêmico há 7 anos.

Escreva seu comentário